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CLASSEMENT DES DOCUMENTS D'AFFAIRES - Классификация деловых документов
"CLASSEMENT DES DOCUMENTS D'AFFAIRES - Классификация деловых документов"
Pour les lettres reçues, on préfère le classement par clients, ce qui permet
d’avoir aussitôt en main tous les documents relatifs à une affaire. On a alors un
dossier par client, chaque dossier portant un numéro d’ordre qui peut
correspondre au numéro du compte du client. La façon la plus pratique de
numéroter ces dossiers,
dans les
Maisons qui gardent
longtemps les mêmes
clients, est de donner
à chacun ce numéro
dans l’ordre où ils
sont entrés en
relations avec la firme,
le premier client en
date portant et gardant
le numéro 1, le second
le numéro 2, et ainsi
de suite.
Un des principes élémentaires pour tout «archiviste» est de ne jamais
autoriser qui que ce soit à retirer un document de ses archives. Lui seul peut
le faire, et il a soin, s’il remet un document, de le remplacer par une fiche
indiquant à qui le document a été remis et à quelle date.
Un autre principe est de ne jamais laisser s’accumuler les documents à
classer. La même besogne qui semble légère à la fin de chaque journée devient
écrasante si on la néglige pendant une semaine.
Quant à la disposition même des dossiers, le succès croissant du classement
dit «vertical» tend à prouver que c’est le meilleur système inventé jusqu’à ce
jour; c’est, en effet, celui avec lequel il est la plus facile de placer et d’enlever
les documents sans déranger les autres dossiers ou pièces du même dossier.
En ce qui concerne la correspondance intérieure, dans les Maisons très
soigneusement organisées, bien que les différents services reliés par téléphone,
on prend soin de confirmer par écrit toutes les communications de quelque
importance.
Un employé passe à intervalles réguliers dans les différents services pour y
prendre ou y déposer les documents.
On évite ainsi bien des négligences et on repère facilement le service où
quelque étourderie a été commise. Nul ne peut objecter qu’il n’a pas entendu
ou qu’il a mal compris les instructions données.
On doit tenir deux registres différents pour les lettres reçues et les lettres
envoyées. Le registre «départ» sera tenu selon les principes exposés au sujet du
registre «arrivée». Il peut être utile, dans une entreprise où le courrier est
abondant, d’affecter chaque lettre reçue ou envoyée d’un numéro de
classement.
Le Code de commerce (livre 1-er, titre deuxième, article 8) après avoir
formulé l’obligation pour tout commerçant de tenir un livre-journal, ajoute:
«Il est tenu de mettre en liasse les lettres missives qu’il reçoit, et de copier
sur un registre celles qu’il envoie.
L’emploi généralisé de la machine à écrire a supprimé l’usage de l’ancienne
presse à copier, mais la machine ne permet pas la reproduction des
indications manuscrites, notamment de la signature. Aussi l’usage tend-il à se
généraliser, pour les documents importants ou les manuscrits, de la
reproduction photographique dite «photocopie». Le procédé permet de réduire
ou d’agrandir le format des documents. L’autre procédé, qui est le plus
moderne, est la xérocopie qui permet de copier les documents d’une manière
commode et très vite».
On doit tenir deux registres différents pour les lettres reçues et les lettres envoyées
Следует иметь две книги записей: для входящих и исходящих писем | Vocabulaire actif | classement m — сортировка; распределение по разрядам; классификация
retrouver — снова находить; отыскивать
combinaison f — комбинация; сочетание
dossier m — досье; дело
numéro m d’ordre — порядковый номер
numéro m du compte — номер счета
numéroter — нумеровать
Maison f— фирма; компания
archiviste m — архивист; работник архива
autoriser — разрешать; позволять
retirer — вынимать; извлекать
remplacer qch par qch — заменять что-л. чем-л.
négliger — пренебрегать; относиться небрежно
déranger — нарушать; приводить в беспорядок
confirmer — подтверждать
| employé m — служащий; работник
déposer — помещать на хранение
éviter — избегать
étourderie f— оплошность
objecter — возражать
registre m — реестр; книга записей; указатель; список текущих дел
entreprise f— предприятие
Code m de commerce — коммерческий кодекс
formuler — формулировать; составлять
obligation f — обязательство
mettre en liasse qch — сложить что-л. в пачку (кипу); сделать связку
presse f à copier — копировальный пресс
reproduction f— воспроизведение; копирование
manuscrit m — 1) рукопись; зд. рукописный экземпляр; 2) рукописный
xérocopie f — ксерокопия; ксерокопирование |
Répondez aux questions suivantes d’après le texte:
1. Qu’est-ce que la pierre de touche d’un bon classement des documents d’affaires?
2. Qu’est-ce que le classement des documents?
3. Quel classement est le plus simple?
4. Qu’est-ce qu’on préfère pour les lettres reçues?
5. Qu’est-ce que c’est que le dossier des documents?
6. Quelle est la façon la plus pratique de numéroter les dossiers?
7. Qu’est-ce qu’un des principes élémentaires pour tout archiviste?
8. Qu’est-ce qu’un autre principe de ce travail?
9. Quelle est la disposition des documents?
10. Qu’est-ce qu’on fait avec la correspondance intérieure dans les Maisons bien organisées?
11. Combien de registres doit-on tenir et quels sont ces registres?
12. Qu’est-ce que la reproduction des documents d’affaires et quels sont les procédés modernes de la reproduction?
Remplacez les points par les pronoms ou les adjectifs indéfinis chaque, chacun, personne, même, moi-même, certain:
1. ... année mon ami va en France ou en Italie.
2. Je fais toujours ce travail...
3. Nous savons que... étudiants de ce groupe ont déjà commencé à écrire leurs rapports.
4. ... de nous a pris part à la discussion de cette question.
5. ... saison a ses plaisirs.
6. ... de nous doit lire... jour les journaux pour être au courant des événements politiques.
7. C’est lui... qui a proposé de faire ce travail.
8. Il n’y a encore... dans la chambre.
9. ... de ces femmes voulait me parler.
10. Il a fait les... fautes que son ami.
11. Ce texte n’est pas difficile, traduisez-le vous...
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| Категория: ФРАНЦУЗСКИЙ ДЕЛОВОЙ ЯЗЫК - LE FRANÇAIS D’AFFAIRES | Добавил: film (14.10.2012)
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