Il n’est plus d’usage de rédiger les lettres courantes que la secrétaire se
bornait à recopier sur sa machine. Seul un correspondancier débutant et
malhabile a recours à cette méthode.
Lorsqu’il s’agit d’une lettre longue et difficile à concevoir, il est utile de
noter, avant la dictée, son plan, les éléments essentiels de son argumentation,
les références invoquées, afin d’étayer la dictée proprement dite sur un schéma
général, ce qui laissera plus de liberté pour le choix des expressions.
Mais un bon correspondancier, qui a bien étudié son dossier, doit être
capable de dicter. Cela fait gagner du temps.
La secrétaire note le texte qui lui est dicté soit à la main (sténographie), soit
à l’aide d’une machine (sténotypie). Les deux méthodes permettent une
notation à un rythme extrêmement rapide, allant jusqu’à celui d’une
conversation courante.
Le dictaphone ou le magnétophone enregistrent les paroles prononcées.
Avec ces appareils il est permis de dicter du courrier en l’absence d’une
secrétaire. Il suffit à celle-ci, à son retour, de remettre l’appareil en marche pour
entendre distinctement les paroles enregistrées.
Traduisez les expressions suivantes et former des phrases en vous servant de ses expressions: 1. Passer la rue. 2. Passer le temps. 3. Le temps passé. 4. Passer des troupes en revue. 5. Passer son chemin. 6. Passer un contrat. 7. Passer la main sur son front, sur ses cheveux. 8. Passer sous silence. 9. Passer un mot, une lettre. 10. Passez-moi le mot. 11. Passer le sel à son voisin. 12. Se passer de quelque chose. 13. Laissez passer. Mettez les verbes entre parenthèses aux temps passés qui conviennent: 1. Ils nous (raconter) la nouvelle qu’ils (entendre). 2. Elle (avoir) mal au pied, parce qu’elle (tomber) dans la rue. 3. Nous (avoir) faim, parce que nous ne (manger) rien depuis le matin. 4. La terre (être mouillé), parce qu’il (pleuvoir) pendant toute la nuit. 5. Le navire «Mary» (venir) au secours de ce naufrage qu’il (faire). 6. Je (lire) le livre que je (prendre) à la bibliothèque. 7. Nous (être) très fatigués, parce que nous ne (dormir) pas de toute la nuit. 8. Le navire «Mary» qui (courir) droit sur le navire «Normandie» ne (pouvoir) pas éviter l’abordage. Traduisez les phrases suivantes en français: 1. Краеугольным камнем хорошей сортировки деловых документов является скорость, с которой она производится. 2. Каждый документ должен иметь свое место. 3. Лучше всего сортировать документы по их дате. 4. Необходимо иметь все документы под рукой. 5. Входящие письма предпочтительно сортировать по клиентам. 6. Каждое досье имеет свой порядковый номер, который может соответствовать номеру счета клиента. 7. Что касается расположения досье клиентов, то лучше, чтобы оно было вертикальным. 8. Что касается внутренней переписки в фирме, то необходимо подтверждать письменно получение любого, имеющего какое-либо значение, документа. 9. Необходимо иметь два реестра: для входящих и исходящих документов и писем. 10. В работе с деловыми письмами и бумагами все фирмы Франции используют Коммерческий кодекс.
